[Productiehuis] Offerte MCH 2022

Mon Feb 14 22:54:58 CET 2022

Hey Steven,

Zullen we morgen of woensdagmiddag even bellen?

Cheers,

Mack

> On   2022-02-14, at 22:49, Steven Geerts <steven at phoxit.nl <mailto:steven at phoxit.nl>> wrote:
> 
> Hoi Mack en overige Productiehuis leden!
>  
> Dank voor de aanvraag.
> Ik zal deze zorgvuldig analyseren en beantwoorden.
>  
> Na het lezen van de body van jouw mail heb ik een paar relevante vragen die ik graag betantwoord zou hebben. Waarschijnlijk komen er uit het lezen van de spreadsheet(s) meer vragen, deze zal ik verzamelen en als 1 set aan jullie doorsturen. 
> Je stuurt me twee spreadsheets, 1 in Open Document Format en 1 in Ms-Excel format. Kan ik ervanuit gaan dat de twee formaten voor “convience” zijn verzonden maar dat de beide documenten dezelfde inhoud hebben? 
> Wat is de termijn waarin jullie mijn offerte(s) willen ontvangen?
> In de body van de mail staat 1 passage die ik niet geheel begrijp: 
> =+=+=+=+=+=+=+=+=+
> Omdat we niet willen dat dit als oneigenlijke concurrentievervalsing gebeurd willen we jullie vragen om, als jullie de opdracht toegewezen krijgen, de afhandeling met Holoplot Berlijn te regelen en hiervoor een passend bedrag te rekenen.
> =+=+=+=+=+=+=+=+=+
> Bedoelen jullie hiermee dat ik, indien ik dat nodig acht, kosten budgeteer om technische afstemming te doen met Holoplot over het “hoe” hun apparatuur aan te sluiten, te installeren en in te regelen? 
> Of bedoelen jullie dat de Firma Holoplot ons kosten gaat berekenen voor het gebruik en inregelen van hun apparatuur, die wij moeten doorberekenen? 
> Of bedoelen jullie dat wij verantwoordelijkheid moeten nemen voor het transport, installatie en configuratie van de Holoplot apparatuur en de kosten die we hiervoor maken aan jullie moeten doorberekenen? 
> Of wordt er wellicht nog iets anders bedoeld? 
>  
> 
> Het zou mooi zijn als je/jullie me hier, op redelijk korte termijn nog antwoord op kunnen geven.
> 
>  
> Ik kijk hoe dan ook uit naar deze editie van het evenement en ga ervan uit dat we samen er een fantastische editie van gaan maken!
>  
> Groet Steven Geerts
> Phoxit Event Productions
> Steven at phoxit.nl <mailto:Steven at phoxit.nl> / 06-10948973
>  
> From: Michiel Lombaers <mlombaers at mac.com <mailto:mlombaers at mac.com>>
> Reply to: "mack at mch2022.org <mailto:mack at mch2022.org>" <mack at mch2022.org <mailto:mack at mch2022.org>>
> Date: Monday, 14 February 2022 at 22:18
> To: Steven Geerts <steven at phoxit.nl <mailto:steven at phoxit.nl>>
> Subject: Offerte MCH 2022
>  
> 
> Hey Steven,
>  
> Bij deze het verhaal van productiehuis incl de info die we naar alle partijen gestuurd hebben maar alleen met de tweede itt van de spreadsheet.
> Als je nog vragen hebt kun je mij  bereiken via: 0621491325
>  
> Cheers,
>  
> Mack
>  
> Deel 1 was:
>  
> Stichting IFCAT wil deze zomer van 22 t/m 26 juli de 9de editie van het Nederlandse hackers-camp MCH2022 organiseren.
> 
> MCH2022 zal gebeuren op het Scouting terrein bij Zeewolde en hiervoor wordt een camping voor 3500 ~ 4999 bezoekers ingericht.
> 
> Op het terrein zullen drie hoofdpodia zijn voor lezingen en een aantal kleinere voor workshops. Voor deze podia hebben we geluid, licht, en videotechniek nodig vandaar dat we jullie willen uitnodigen om een offerte in te dienen voor de verhuur hiervan.
> 
> Hierbij is het goed om een aantal zaken al van tevoren duidelijk te hebben.
> 
> We zitten nog altijd in de pandemie ellende en daarom is er een duidelijk voorbehoud of het festival werkelijk kan doorgaan.* Daarom moet een geaccepteerde offerte helaas langer op “optie” blijven staan dan dat we in het verleden gewend waren.
> De financiële afhandeling na toekenning van het contract dient apart met de afdeling financiën te worden besproken.
> Onze festivals worden volledig gerund door vrijwilligers. Top to bottom. Dat betekent ook dat de verhuur, buiten de opbouw en afbraak, zonder verdere bediening door de verhuurder zal zijn. In ons team hebben we enkele ervaren geluidstechnici om de vrijwilligers te begeleiden die tijdens de eigenlijke lezingen de apparatuur bedienen.
> Vanwege het werken met vrijwilligers is het essentieel dat er bij de drie hoofdpodia identieke bedieningsapparatuur staat.
> 230V stroomvoorziening wordt apart geregeld, geef aan ons door wat jullie nodig hebben (en waar) en het wordt geregeld.
> Als er extra handen nodig zijn tijdens opbouw en afbraak graag duidelijk melden. Deze zullen apart worden ingehuurd.
> Dankzij de firma Holoplot uit Berlijn zullen twee van de drie podia worden uitgerust met hun innovatieve speakersystemen.
> Omdat we niet willen dat dit als oneigenlijke concurrentievervalsing gebeurd willen we jullie vragen om, als jullie de opdracht toegewezen krijgen, de afhandeling met Holoplot Berlijn te regelen en hiervoor een passend bedrag te rekenen.
> Vanwege tijdsdruk bij de opbouw van de tenten kan de inrichting pas op maandag 18 juli beginnen. Het is vrij waarschijnlijk dat er nachtwerk nodig is om de set-up met voldoende tijd voor trouble shooting gereed te krijgen.
> In de spreadsheet met de opsomming zijn 5 tabbladen te vinden, waarbij de eerste twee scenarios (scenario A en scenario B) beschrijven in het geval de Holoplot speakers niet/wel doorgaan. Voor de rest zijn de twee opties gelijk.
> Beide scenario’s bevatten een aantal optionele items, die we laat willen kunnen vastleggen omdat die afhankelijk zijn van vragen vanuit bezoekers of waar we als budget een issue wordt “makkelijk” afscheid van zouden kunnen nemen. De tabbladen PartyArea en Badge zijn ook optioneel.
> We hebben bekabeling in de installatie(s) niet specifiek benoemd, maar die is natuurlijk wel onderdeel van de uitvraag. Daarnaast hebben we wat grijpvoorraad in de drie grote tenten gespecificeerd.
> Met vriendelijke groet
> Team Productiehuis
> 
>  
> 
> De aanvulling bij het erratum:
> 
>  
> Zoals jullie wellicht gezien hebben zijn er een aantal problemen in
> onze aanvraag geslopen. Op het laatste moment zijn de tenten en hun
> afmetingen gewijzigd en zijn we vergeten onze plannen/vragen voor de
> inrichting van de tenten hierop aan te passen. Hierdoor zullen vooral
> wijzigingen zijn in de schermen (podia en in de tenten) en onze ideeën
> wat betreft afmetingen en plaatsing van het een en ander. Bijgevoegd
> vinden jullie een nieuwe versie van de spreadsheet met meer informatie
> over het terrein en de tenten.
> Daarnaast zijn er afgelopen dagen wijzigingen gekomen in de schaal en
> plannen voor de Party Area. Hierdoor is de schaal en invulling van de
> plannen van dat team zodanig gewijzigd dat deze optioneel wordt. De
> spreadsheet bevat ook nieuwe informatie/specificaties hierover.
> 
> Als laatste willen we benadrukken dat onze uitvraag niet als harde
> specificatie bedoeld is, we willen MCH2022 samen met jullie een succes
> maken. Hebben jullie andere (betere?) ideeën dan staan we daar
> natuurlijk voor open, als het binnen ons budget (en de plannen van de
> rest van de andere teams) past. Waar we niet aan willen sleutelen is
> dat de basis bediening van de apparatuur door onze (getrainde)
> vrijwilligers gedaan wordt.
> 
>  
> En dan het echte werk:

-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <http://lists.mch2021.org/pipermail/productiehuis/attachments/20220214/ca1225fc/attachment.html>